Excelの基本的な使い方

目的

  • 表計算ソフトであるExcelの基本的な使い方を身につける。
  • 具体的には、入力・編集の切り替え、計算式や関数の使い方を身につける。

基本項目

  • Excelを起動すると、下のような画面が表示されます。今回は新しくファイルを作るので、「空白のブック」をクリックします。

  • Excelを起動すると、下のような画面が表示されます。
  • Wordと同様に、大きな機能ごとに「タブ」があり、「タブ」の中に類似の機能をまとめた「リボン」があります。

項目 意味・役割
セル 一つ一つのマスをセルと呼び、このセルがExcelの基本単位となる。
アクティブセル 現在選択しているセルは太線で囲まれる。
セル番号 現在選択しているセルの番号が表示される。
シート Excelのファイルには複数のシート(表)があり、ここでシートを切り替える。右側の「+」ボタンをクリックすれば、シートを追加できる。
数式バー 選択したセルのデータや数式が表示される。
ステータスバー 作業状態や説明などが表示される。
フィルハンドル ここをドラッグすれば自動的にセルを入力したりできる。

データの入力・編集

  • シートは無数のセルからできていて、好きなセルに入力できます。一つのシートに複数の表やグラフを混在させることもできます。見やすい範囲で、どこに何を入力しても構いません
  • マウスでセルを選択すると、そこがアクティブセルになり、画面左上にそのセル番号(アドレス)が表示されます。
  • Wordと最も異なるのは、「入力」モードと「編集」モードがあることです
    入力する際は、セルを選択して入力し、「enter」キーを押して確定します。数字を入力した場合は右寄せで表示され、文字を入力した場合は左寄せで表示されます。

  • 既に入力したものを修正する場合は「編集」モードに切り替える
  • 入力したデータを修正するには、複数の方法があります。
    ①対象のセルをダブルクリックする。
    ②対象のセルを選んで、「F2」キーを押す。
    ③対象のセルを選んで、数式バーをクリックする。
  • 「入力」モードの時は下の上側二つのようにステータスバーに「準備完了」か「入力」と表示され、「編集」モードの時は下側のように「編集」と表示されます。

  

  • Excelの重要な点ですが、セルに見えているのは本当のデータとは限りません。
  • 例えば、下の画面をみると、アクティブセルである「B2」には「300」と表示されていますが、このセルに本当にあるのは「数式バー」の「=100+200」という数式です。Excelはこの数式を自動的に計算し、その計算結果をセルに表示しています。
  • 「セルに表示されているのは計算結果であり、本当のデータは各セルをクリックしたときに数式バーに表示されるもの」であることを知っておきましょう

  • なお、規則性のあるデータは自分で全てを入力する必要はありません。Excelに規則性を分からせてやれば、「オートフィル」という機能で自動入力できます。
  • 下のように、アクティブセルの右下角には「ポチ」がついており、このポチを「フィルハンドル」といいます。

  • フィルハンドルをドラッグ(左ボタンを押したまま動かす)すると、下のようにEXCELが規則性を判断し、まだ入力していないセルに自動的に入力してくれます。
  • 下の例では、1セル下に行くごとに1ずつ値が増え、現在はB8セルに入る「7」が表示されています。

  • 入力したい最終セルまでマウスを動かしたら、そこで左指を離します。
  • すると、下のようにそのセルまでが自動で入力されます。また、この機能は日付や曜日のような規則性のあるデータにも使えます。

作業の取り消し、データや書式の削除

  • 作業の取り消し
    作業を取り消すには、Excel左上の「矢印」ボタンを使います。
  • データの削除
    セルのデータを消したければ、そのセルをクリックするか範囲指定し「Delete」キーを押します。
  • 書式の削除
    データが消えても装飾などの書式が残り、作業がおかしくなることがあります。
    書式を消したい場合は、範囲指定し「クリア」ボタンを使います。

データ入力の練習と表の作成

  • ここでは例として、パン屋さんの利益表を作ってみます。下の通りにデータを入力してください。

  • 次に、表らしく見えるように枠線を引きましょう。
  • ここでは表全体に線を引くので、①まずは表全体を選択します。表の一番左上のセルで左クリックしたまま指を離さずに、マウスを一番右下のセルまで動かし、そこで指を離します。
  • セルを選択したら、②「フォント」リボンの「罫線」をクリックします。線の種類を選択できるので、ここでは「格子」を選びます。

  • 次に、表全体に外枠を付けましょう。「太い外枠」を選びます。

  • さらに表を整えていきます。
    表の1行目は項目を示すので、配置を変えたり、背景色を付けたりして目立たせます。
  • まず、①行を選択(ウィンドウ左端にある行番号をクリック)し、次に②「配置」リボンの「中央揃え」をクリックします。「中央揃え」を選ぶと、各セルの中で文字や数字が中央に配置されます。

  • 次に、項目に背景色を付けましょう。
    まず、背景色を付けるセルを選択します。ここではB2セルからF2セルを選択し、「フォント」リボンの「塗りつぶしの色」を選びます。▽ボタンで多くの色を選べます。

  • さらにパンの名前も見やすくしましょう。商品名は自動的に左寄せで配置されているので、中央揃えにします。B3セルからB6セルを選択し、「配置」リボンの「中央揃え」を選びます。

  • さて、B4セルやE2セルの文字が、セルの枠からはみ出しています。このようなときは、列の幅や行の高さを変えます。
  • まずは、①B列からF列を選択します。セルを選択するのと同様に、アルファベットの部分を範囲選択すると、列を丸ごと選択できます。
  • そして、②書式ボタンの「列の幅の自動調整」をクリックします。

  • 以上の作業をすると、下のように表らしくなりました。

計算式を使う

  • では次に、F列の利益を計算式で求めます。
    利益は「(定価-原価)× 販売量」で計算されます。
  • まず、F3の食パンの利益(計算式)を考えましょう。
      食パンの利益=(食パンの定価-食パンの原価)×食パンの販売量

  • ところで今、食パンの定価はC3セルに、原価はD3セルに、販売量はE3セルにあります。
    計算式をセルのアドレス(番号)で表現してみます。
      食パンの利益=(C3-D3)× E3

  • このように、EXCELの計算式は、データが入っているセルのアドレスで表現します
  • この計算式をExcelに入力します。計算式を入力するときは、漢字モードを終了しておきます
  • 計算式は先頭に「=(イコール)」を付け、全て半角文字で書きます
    なお、数学の「×(かける)」は、パソコンでは「*(アスタリスク)」という記号になり、「÷(わる)」は、「/ (スラッシュ)」という記号になります。
  • 以上より、F3セルをクリックして「=(C3-D3)*E3」と入力します。

  • 計算式を入力して「enter」キーを押すと、F3セルに1600円という計算結果が表示されました。

  • では次に、クリームパンの計算式を、別の便利な方法で入力します。
    F4のクリームパンの計算式は「=(C4-D4)*E4」です。
    答えを表示させたいF4セルをクリックし、最初の文字「=(」を入力します。

  • そして、「C4」はキーボードを使わずに、①マウスでC4セルをクリックします。すると、②数式バーに「C4」が入力されました。
    このように、セル番号はセルをクリックして入力し、記号だけキーボードで入力することで、入力ミスを減らせます。

  • 続きもセル番号はクリック、記号はキーボードから入力し、「Enter」キーを押して確定させます。

  • では、カレーパンとあんパンの利益も計算しましょう。
  • EXCELにはさらに便利な機能があります。一つ一つ計算式を入力する必要はなく、フィルハンドルでまとめて片付けることができます。
  • 下のようにF4セルを選択すると、そのセルの右下角にフィルハンドルが現れます。これを左ボタンで押したまま、最後のセル(今ならF6)までマウスを動かし、そこで手を離します。

  • すると下のようにF5~F6までの利益が自動的に計算されました。
    なお、オートフィルを使うと、緑線部分のように「オートフィルオプション」というのが現れますが、これは通常は無視していいです。

  • さて、確認のためにF6セルをクリックしてみましょう。
  • F6セルに表示されているのは「640」という計算結果ですが、数式バーに表示されているのは「=(C6-D6)*E6」という計算式です。
  • Excelで気をつけて欲しいのは、セルには計算結果が表示されているがそれは見せかけで、本当のセルの内容は数式バーを見ないと分からないということです。

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